Leitfaden für Referent:innen der tekom-Jahrestagung
5. – 7. November 2024, ICS Stuttgart
| Termin | Was | Anprechpartner | |
| bis 22. Mai | Beitrag in "mein Tagungstool" einreichen. | Johanna Femppel und Yuting Tang event@tekom.de 0711 65704-41
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| Ende Juni | Sie erhalten die formelle Zusage per E-Mail, dass Sie als Referent:in zur Tagung eingeladen sind. | ||
| bis 5. Juli |
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| bis 10. Juli | Laden Sie Ihr Foto im Tagungstool hoch | ||
| 20.Juli | Das Tagungsprogramm wird online ohne Angabe von Timeslots veröffentlicht. | ||
| bis 20.Juli | Wir werden Sie per E-Mail über Ihren Timeslot informieren. Bitte bestätigen Sie diesen bis zum 20.07.2024. Nach diesem Datum sind keine Änderungen vorgesehen. | ||
bis 31.Juli | Sie erhalten die Referentenvereinbarung per E-Mail. Bitte überprüfen Sie diese sorgfältig, unterschreiben Sie sie und senden Sie sie uns bis 11. August zurück. | Stuttgart-Marketing hotels@stuttgart-tourist.de | |
| ab sofort | Buchen Sie Ihr Hotelzimmer am Tagungsort. In Zusammenarbeit mit Stuttgart-Marketing haben wir ein Sonderkontingent für Sie eingerichtet, mit Hotels in verschiedenen Preiskategorien rund um die Messe Stuttgart. Hier können Sie Ihr Hotelzimmer buchen. | ||
| ab 1. August | Sie erhalten einen persönlichen Registrierungscode per E-Mail zugeschickt. Bitte lösen Sie den Code ein. Hier finden Sie eine kurze Anleitung. | tekom MKK | |
| Anfang September | Freiwillige Teilnahme an Webinar zur Vorbereitung Ihres Vortrages findet statt – Tipps für Referent:innen. Die Schulungen werden aufgezeichnet. Die Links zu der jeweiligen Aufzeichnung wird hier veröffentlicht. Deutsche Schulung:
Englische Schulung:
| Yuting Tang event@tekom.de 0711 65704-41 | |
| 18. September | Bitte teilen Sie uns Ihren besonderen technischen Bedarf mit. | ||
| Oktober | Ihre Anreise organisieren: hier haben wir Information rund um Ihre Anreise veröffentlicht. | ||
| 24. Oktober | Teilnahme an Referent:innenbriefing als Webinar – Organisatorischen Details
| Yuting Tang event@tekom.de 0711 65704-41 | |
| bis 1. November |
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| 4. November | Vorabendregistrierung:
| tekom MKK anmeldung@tekom.de 0711 65704-0 | |
| 5. November | Willkommen zur tekom-Jahrestagung 2023! Die Begrüßung beginnt um 9:00 Uhr. | Wir sind vor-Ort für Sie da! |
Technisches und Organisatorisches zu den Räumen
Die standardmäßige Raumausstattung umfasst:
- Beamer: sowohl VGA-, HDMI-, DisplayPort als auch DVI-Anschluss ist vorhanden. Für iMac bitten wir Sie einen 60 fps Adapter mitzubringen.
- Präsentationsformat: 16:9, Auflösung 1920x1080
- Headset oder Schwanenhalsmikrofon zur Auswahl
- Leinwand
- Rednerpult oder Referententisch: Anschlüsse zum Beamer sind hier vorhanden
- LAN-Verbindung
Bedarf an zusätzlicher Technik bitte bis 22. September an event@tekom.de melden.
Raumplan:
Der aktuelle Raumplan finden Sie hier.
Raumaustattung:
- Räume für Fachvorträge, Partnerpräsentationen und Tutorials:
| Raum | Plenum 1 | Plenum 2 | C4.2/3 | C5.1 | C5.2/3 | C6.1 | C6.2 | C7.1 | C7.2 | |
| Technik | Online Übertragung | Aufzeichnung (Ton und Slides) | ||||||||
| Bestuhlung | Stuhlreihen | |||||||||
| Kapazität | 450 | 450 | 230 | 90 | 230 | 140 | 140 | 90 | 90 | |
| Flipchart | - | - | - | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | |
| Mikrofone | 4 Headsets für Referent:innen und Moderator:innen, 2 Handmikrophone für Fragerunde und 1 Schwanenhals | 4 Headsets für Referent:innen und Moderator:innen, 2 Handmikrophone für Fragerunde, 1 Schwanenhals | 3 Headsets für Referent:innen und Moderator:innen, 2 Handmikrophon und 1 Schwanenhals | 2 Headsets für Referent:innen und Moderator:innen, 2 Handmikrophon und 1 Schwanenhals | ||||||
| Techniker:innen | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | |
| Raumbetreuer:innen | 3-4 | 3-4 | 2 | 2 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | |
- Räume für interaktive Sessions (Workshops, Repair-Café und Hackethon):
| Raum | C9.2 | C9.3 | C4.1 | K1+K2 | C3.1 | C3.2 | ||||||
| Technik | Ohne Übertragung und Aufzeichnung | |||||||||||
| Bestuhlung | Gruppentisch | Gruppentisch | Gruppentisch | parlamentarisch | Gruppentisch | |||||||
| Kapazität | 30 | 30 | 24 | 30 | 15 | 10 | ||||||
| Metaplanwände | 2 | 2 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| Moderationsboxen | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | ||||||
| Mikrofone | 2 | 2 | 2 | tbd | kein | kein | ||||||
| Flipchart | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | ||||||
| Schreibblöcke und Stifte | für jede Teilnehmende | |||||||||||
| Techniker:innen | 2 Springer. Die Telefonnummer der Techniker:innen finden Sie an der Wand. | Kein | ||||||||||
| Raumbetreuer:innen | 1-2 Raumbetreuer:innen | |||||||||||
- Meetupraum VIP-Lounge: einen Bildschirm, Sitzgruppen, Tische, Stühle und Moderationsboxe stehen zur Verfügung.
- Räume für Ausstellerpräsentationen:
| Raum | C10.1 | C10.2 | C10.3 | C10.4 | C10.5 |
| Technik | Aufzeichnung (Ton und Slides), die Aufzeichnungen stehen gleich nach der Präsentation in Ihrem Showroom zur Verfügung. | ||||
| Bestuhlung | Stuhlreihen | ||||
| Kapazität | 20 | 20 | 20 | 20 | 30 |
| Mikrofone | 1 Headset | ||||
| Flipchart | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Raumbetreuer:innen | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| Techniker:innen | 2 Springer | ||||
Raumbetreuung
In den Räumen für Fachvorträge, Partnerpräsentationen und Tutorials ist jeweils ein/e Technik:in zur Unterstützung anwesend. Nach Möglichkeit wird jedem Raum Betreuer:innen zugeordnet, der/die auch Ihr Ansprechpartner:in bei Problemen sein wird. Seine/Ihre Aufgaben sind:
- Technische oder organisatorische Probleme an die Verantwortlichen zu melden
- Teilnehmerzahlen bei Workshops zu kontrollieren
Bitte seien Sie 15 Minuten vor Beginn im Raum, damit Sie die Funktion aller Geräte prüfen können.
WLAN
Im ICS steht WLAN (tekom-for-free) für alle Teilnehmer:innen in allen Räumen zur Verfügung. Sie benötigen kein Passwort.
Registrierung / Teilnehmerausweis
Ab August erhalten alle Referent:innen einen persönlichen Registrierungscode mit der Bitte um Registrierung für die Teilnahme. Sie können den Registrierungscode wie unten beschrieben einlösen und Ihren Teilnehmerausweis erhalten:
- Loggen Sie sich in "mein Tagungstool" ein oder erstellen Sie ein Benutzerkonto.
- Nach der Anmeldung klicken Sie auf "Registrierungscode einlösen" und geben Sie Ihren Code ein, um diesen einzulösen.
- In ca. 5-10 Minuten erhalten Sie Ihr Ticket per E-Mail oder können es jederzeit im Tagungstool unter "Meine Tickets für die tekom-Jahrestagung 2023" herunterladen.
- Bitte bringen Sie das Ticket zur Tagung mit und halten Sie es zum Scannen am Einlass bereit.
- Ihr Teilnehmerausweis wird ausgedruckt.
Vorabend Check-In: Sie haben die Möglichkeit, bereits am Montag, den 13. November, zwischen 17:00 und 20:00 Uhr, Ihr E-Ticket am Vorabend Check-In einzulösen. Dies hat den Vorteil, dass Sie am Veranstaltungstag selbst die Fast Lane nutzen können, um einzuchecken. Bitte tragen Sie den Ausweis sichtbar während der Veranstaltung.
Was unsere Teilnehmer von den Beiträgen erwarten:
- Aktuelle Themen
- Deutliche Praxisorientierung und praktischer Nutzen
- Werbefreiheit (keine Produkt-oder Firmenwerbung)
- Übersichtliche Gliederung
- Klare, verständliche Sprache (Bitte Anglizismen vermeiden und Fachbegriffe bei Bedarf erklären)
- Flüssige, freie Präsentation
- Ausreichend Zeit für Fragen der Teilnehmer
- Kompetente Beantwortung von Fragen
- Bitte halten Sie sich bei der Ausarbeitung Ihrer Beiträge an das von Ihnen gewählte Niveau und die entsprechenden Vorgaben
| Zielgruppe | Teilnahme-voraussetzung | Inhalte |
| Anfänger | Keine Vorkenntnisse | Grundlagen, Überblick, Einführung |
| Fortgeschrittene | Vorkenntnisse | Erweiterte Grundlagen |
| Experten | Vertiefte Kenntnisse | Deutlicher Fokus, Details, Angaben zu Kosten/Nutzen, zu |
Honorare und Kostenerstattung
Honorare und Kostenerstattungen können wir leider nicht anbieten. Dafür können Referent:innen kostenlos an der Tagung teilnehmen, wenn folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Bei Fachvorträgen und Meetups: ein/eine Referent:in. Erste Co-Referent:innen erhalten am Tag des Vortrages kostenfreien Eintritt zur Tagung, alle weiteren Co-Referent:innen benötigen ein kostenpflichtiges Ticket
- Bei Partnerpräsentationen, Tutorials und Workshops: zwei Referent:innen
- Bei Podiumsdiskussionen, Debatten, Streitgesprächen und Showcases: alle Referent:innen am Tag der Veranstaltung
Workshop-Referent:innen erhalten eine Aufwandsentschädigung von 150,00 Euro pro Workshop-Durchgang. Die Abrechnung ist spätestens einen Monat nach der Veranstaltung einzureichen, adressiert an die tcworld GmbH.
Ausfall eines Referent:innen
- Die Zusage eines Vortrags bezieht sich auf die Person, nicht auf die Firma. Der „Austausch“ eines Referenten ist prinzipiell nicht möglich. Falls ein7eineReferent:in ausfällt, behalten wir uns vor, den Vortrag ersatzlos zu streichen.
- Bitte beachten Sie, dass eine kurzfristige Absage ohne ausreichenden Grundweder keinen guten Eindruck bei den Tagungsteilnehmern noch bei den Mitgliedern des tekom-Tagungsbeirates hinterlässt (für den Fall, dass Sie sich auch zu künftigen Konferenzen bewerben möchten).
- Ist der/ dieReferent:in am Veranstaltungstag verhindert (z.B. wegen Krankheit), wird er sich schnellstmöglich mit der Tagungsleitung vor Ort in Verbindung setzen. Weiterhin verpflichtet er sich, die Suche nach einem Ersatzreferenten zu unterstützen.