tekom - Tagungen

Hinweis zum Datenschutzerklärung 'mein Tagungs-Tool'

Stand: 02.03.2020

Allgemein

Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten

(1) Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung dieses WebPortals. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten. Verarbeitung bedeutet jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie zum Beispiel das Erheben, das Erfassen, die Speicherung oder die Veränderung.

Verantwortliche Stelle

(1) Die beiden Vereine

  • Gesellschaft für Technische Kommunikation – tekom Deutschland e.V. und
  • European Association for Technical Communication – tekom Europe e.V.

(im folgenden "tekom")
arbeiten zusammen mit der tcworld GmbH als Servicedienstleister. Diese erbringt Leistungen für Mitglieder, ist Event-Veranstalter und Verlagshaus für Publikationen von tekom und Anbieter von Weiterbildungsangeboten im Bereich Technische Kommunikation.
Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 i.V.m. Art. 26 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die tcworld GmbH gemeinsam mit o.g. Vereinen (Joint Controllership).

(2) Bei einem sogenannten Joint Controllership sind mehrere verantwortliche Stellen gemeinsam für eine Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich, weil sie Mittel und Zwecke der Verarbeitung gemeinsam (nicht notwendigerweise in gleichem Umfang!) festlegen können. Die DSGVO schreibt vor, dass gemeinsame Verantwortliche in einer Vereinbarung

  • festlegen müssen, wer bezogen auf die Wahrnehmung von Rechten Betroffener, welche Pflichten (z.B. Informationspflicht) übernimmt, soweit Unionsrecht oder nationales Recht dies nicht festlegen,
  • eine Anlaufstelle für Betroffene angeben können und
  • ferner wesentliche Punkte der Vereinbarung (z.B. die tatsächlichen Funktionen und Beziehungen der gemeinsamen Verantwortlichen) den Betroffenen zur Verfügung zu stellen haben.

Diese Festlegungen wirken jedoch verbindlich nur im Innenverhältnis zwischen den gemeinsam Verantwortlichen, so z.B. wenn nachgewiesen werden muss, dass ein gemeinsamer Verantwortlicher seine vertraglich übernommenen Pflichten auch tatsächlich erfüllt hat. Unabhängig von getroffenen Vereinbarungen haben Betroffene das Recht, ihre Rechte gegenüber jedem einzelnen der Verantwortlichen geltend zu machen. Gemeinsam Verantwortliche sollten eine Haftungsklausel in den Vertrag aufnehmen und hierin festlegen, wer im Innenverhältnis für welche Datenvorfälle haftet. Betroffene können frei wählen, welcher der gemeinsam Verantwortlichen ihnen gegenüber haften soll.

(3) Die Adresse der gemeinsamen Geschäftsstelle lautet:
Rotebühlstraße 64
70178 Stuttgart
info(at)tekom.de
+49 711 65704-0
Fax +49 711 65704-99

(4) Falls wir für einzelne Funktionen unseres Angebots auf beauftragte Dienstleister zurückgreifen oder Ihre Daten für werbliche Zwecke nutzen möchten, werden wir Sie untenstehend im Detail über die jeweiligen Vorgänge informieren. Dabei nennen wir auch die festgelegten Kriterien der Speicherdauer.

Login und Anlage eines Benutzerkontos

Login für Nutzer von 'meine tekom' (Mitglieder und registrierte Nutzer)

Mitglieder von tekom, tekom Europe und assoziierter Vereine können sich mit den Zugangsdaten von 'meine tekom' im Tagungs-Tool einloggen. Das gleiche gilt auch für registrierte Nutzer von 'meine tekom'

Anlage eines Benutzerkontos

(1) Wer weder Mitglied noch Nutzer von 'meine tekom' ist, muss ein Benutzerkonto für 'mein Tagungs-Tool' anlegen. Dafür benötigen wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO.

(2) Für die Erstellung des Benutzerkontos wird das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren verwendet. Haben Sie Ihre personenbezogener Daten angegeben, senden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden. Die E-Mail enthält einen Aktivierungslink, mit dem Sie das Benutzerkonto endgültig erstellen. Wenn Sie das nicht innerhalb von 7 Tagen tun, werden Ihre personenbezogenen Daten automatisch gelöscht.

(3) Sie können die Zugangsdaten bei 'mein Tagungs-Tool' und 'meine tekom' verwenden.

Funktionen in mein Tagungs-Tool

In ˈmein Tagungs-Toolˈ stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

(1) Für Referenten:

  • Teilnahme an Call for Papers inklusive der Verwaltung Ihrer Beiträge.
  • Als Referent oder Co-Referent Ihre Beitrags- und Referenteninformationen für die Tagung verwalten.

(2) Für Aussteller:

  • Als Administrator für Aussteller können Sie Ihre Ausstellerinformation verwalten. Bitte kontaktieren Sie hierfür zunächst info@tekom.de.

Call for Papers / Beitrag Einreichen

(1) Wenn Sie für einen Call for Papers einen Beitrag einreichen, erheben wir folgende personenbezogenen Daten von Ihnen:

  • Anrede
  • Titel (freiwillig)
  • Vorname
  • Nachname
  • Jobtitel
  • Firma (freiwillig)
  • Abteilung (freiwillig)
  • E-Mail
  • Postadresse
  • Land
  • Kurzvita

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO. Die personengezogenen Daten werden aus veranstaltungsorganisatorischen Gründen benötigt.

Bitte beachten Sie Folgendes:
Damit die Mitglieder des tekom-Tagungsbeirats die Beiträge bewerten und auswählen können, sehe sie die oben genannten personenbezogenen Daten sowie die eingereichten Beiträge, Bewertungen und vorhandene Teilnehmer-Feedbacks Ihrer früheren Beiträge.

(2) Alle noch nicht eingereichten Beiträge sehen die Mitglieder des tekom-Tagungsbeirat nicht.

(3) Wir erlauben uns, Sie auch zukünftig per E-Mail von weiteren Call for Papers zu unterrichten. Rechtliche Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO. Selbstverständlich können Sie der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck jederzeit widersprechen. Hierfür wenden Sie sich bitte den in der E-Mail enthaltenen Abmeldelink oder kontaktieren uns unter:

tcworld GmbH
Rotebühlstraße 64
70178 Stuttgart
info(at)tekom.de
+49 711 65704-0
Fax +49 711 65704-99

Löschung des Benutzerkontos / Registrierte Benutzer

Als registrierter Benutzer können Sie Ihr Benutzerkonto jederzeit in 'meine tekom' oder 'mein Tagungs-Tool' löschen.

Wenn Sie Ihr Benutzerkonto löschen, haben Sie keinen Zugang mehr  zu 'meine tekom' und 'mein Tagungs-Tool'. Sie können an keinem Call for Papers mehr teilnehmen. Außerdem erhalten Sie keine Einladungen zu Veranstaltungen mehr.

Ihr Benutzerkonto und damit verbundene personenbezogene Daten werden gelöscht.

Soweit uns Dokumente, wie z.B. Rechnungen, vorliegen, die der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, werden diese nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist ebenfalls gelöscht.

Bitte beachten Sie Folgendes:
Nicht eingereichte Beiträge und eingereichte Beiträge für Veranstaltungen mit noch laufendem Call for Papers werden automatisch gelöscht.
Nicht gelöscht werden eingereichte Beiträge nach Abschluss des Call for Papers, sowie alle bewerteten und gehaltenen Beiträge.Es gelten die Teilnahmebedingungen für Referenten. Hochgeladene Dokumente bleiben gespeichert.

Rechte betroffener Personen

Ihre Rechte

(1) Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit

(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Hinweise zum Datenschutz bei der Nutzung von 'meine tekom'

Stand: 04.09.2019

Allgemeine Erläuterungen

Die Nutzer von 'mein Tagungs-Tool' können mit Ihrem Login auch die Funktionen in 'meine tekom' nutzen. Der Umfang der Funktionen richtet sich danach, ob Sie als Mitglied von tekom, tekom Europe oder eines Assoziierten Vereins, oder registrierter Nutzer sind.

Registrierte Nutzer

Funktionen für Interessenten mit Benutzerkonto

(1) Sie können bei 'meine tekom' ein Benutzerkonto anlegen. Wir benötigen hierzu folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • PLZ oder Land (für die Zuordnung zu einer Regionalgruppe oder einem Landesverband)

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO.

(2) Für die Erstellung des Benutzerkontos verwenden wir das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Angabe Ihrer personenbezogener Daten eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden. Diese enthält einen Link, welchem Sie bitte folgen und sich ein Passwort vergeben. Wenn Sie dies nicht innerhalb von 7 Tagen tun, werden Ihre zur Aktivierung angegebenen personenbezogenen Daten automatisch gelöscht.

(3) In Ihrem Benutzerkonto stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Sie sind mit den Regionalgruppen / dem Landesverband Ihrer Wahl vernetzt und werden über kostenlose Veranstaltungen informiert. Wenn Sie eingeloggt sind, können Sie sich mit einem Klick bei den Veranstaltungen anmelden und erhalten eine Bestätigungs-E-Mail.
  • Sie sehen auf einen Blick die Veranstaltungen, zu denen Sie angemeldet sind und können:
    • Veranstaltungsdetails einblenden
    • Den Termin als ICS-Datei herunterladen
    • Sich vom Termin mit einem Klick wieder abmelden.
      Die für die Veranstaltung verantwortlichen Regionalgruppenleiter erhalten eine Teilnehmerliste, die Anrede, Name und E-Mail-Adresse der angemeldeten Personen enthält. Erforderlichenfalls werden die Namen zur Erstellung eines Bewirtungsbelegs weitergeleitet. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO.
  • Sie sehen auf einen Klick Veranstaltungen und Veranstaltungsberichte. Je nach Veranstaltung stehen Mitgliedern hier auch die Vortragsfolien zum Download bereit.
  • Unter 'meine Daten' sehen Sie die von Ihnen angegebenen Daten und können diese bei Bedarf korrigieren.
  • Unter 'meine Newsletter' haben Sie direkten Zugriff auf die Newsletter-Verwaltung und können entscheiden, von welcher Regionalgruppe / Landesverband Sie zu Veranstaltungen eingeladen werden möchten. Darüber hinaus können Sie entscheiden, welche Newsletter Sie erhalten möchten.

Benutzerkonto löschen

Benutzerkonto in 'meine tekom' löschen

Sie können Ihr Benutzerkonto jederzeit unter 'meine Daten' löschen.

Funktionen für Mitglieder

(1) Als tekom-Mitglied können Sie sich unter 'meine tekom' registrieren und damit die Ihnen im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft zur Verfügung stehenden Funktionen (wie zum Beispiel den 'Expertenrat') freischalten. Wir benötigen hierzu folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

Anrede
Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO.

(2) Für die Registrierung verwenden wir das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Angabe Ihrer personenbezogener Daten eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden. Diese enthält einen Link, welchem Sie bitte folgen und sich ein Passwort vergeben.


(3) Nach der Registrierung können Sie sich mit Ihrer Mitgliedsnummer oder Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort anmelden.


(4) Unter 'meine tekom' finden Sie Ihre Überblicksseite. Von dort aus können Sie Zugriff auf alle Funktionen nehmen und sehen die Veranstaltungen, zu welchen Sie angemeldet sind.

  • Unter 'meine Daten' sehen Sie die personenbezogenen Daten, die uns von Ihnen vorliegen. Sie können diese bei Bedarf korrigieren.
  • Sie sind mit Ihrer Regionalgruppen / Ihrem Landesverband vernetzt und werden über kostenlose Veranstaltungen informiert. Zusätzlich können Sie sich über die Veranstaltungen weiterer Regionalgruppen / Landesverbände informieren lassen. Wenn Sie eingeloggt sind, können Sie sich mit einem Klick bei den Veranstaltungen anmelden und erhalten eine Bestätigungs-E-Mail.
  • Sie sehen auf einen Blick die Veranstaltungen, zu denen Sie angemeldet sind und können folgendes machen:
    • Veranstaltungsdetails einblenden
    • Veranstaltung als ICS-Datei herunterladen
    • Sich von der Veranstaltung mit einem Klick wieder abmelden.
      Die für die Veranstaltung verantwortlichen Regionalgruppenleiter erhalten eine Teilnehmerliste, die Anrede, Name und E-Mail-Adresse der angemeldeten Personen enthält. Erforderlichenfalls werden die Namen zur Erstellung eines Bewirtungsbelegs weitergeleitet. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO.
  • Sie sehen auf einen Klick Veranstaltungen und Veranstaltungsberichte. Je nach Veranstaltung stehen ihnen hier auch die Vortragsfolien zum Download bereit.
  • Unter 'meine Newsletter' haben Sie direkten Zugriff auf die Newsletter-Verwaltung und können entscheiden, von welcher Regionalgruppe / Landesverband Sie zu Veranstaltungen eingeladen werden möchten. Darüber hinaus können Sie entscheiden, welche Newsletter Sie erhalten wollen.
    Bitte beachten Sie Folgendes:
    Grundsätzlich nicht abbestellt werden können vereinsinterne Nachrichten, wie z.B. die Einladung zur Mitgliederversammlung, Aufrufe zur Kandidatur für Wahlen und Wahlbenachrichtigungen zu Vorstands- und Schiedsgerichtswahlen.
    Diese stellen keine Werbung dar, sondern dienen der Wahrung Ihrer Mitgliederrechte. Wenn Sie solche Nachrichten nicht mehr von uns erhalten wollen, setzten Sie sich bitte mit unserer Geschäftsstelle in Verbindung:
    Rotebühlstraße 64
    70178 Stuttgart
    DEUTSCHLAND
    info(at)tekom.de
    +49 711 65704-0
    Fax +49 711 65704-99
  • Unter 'meine Fragen im Expertenrat' können Sie Fragen an unserer Experten stellen und haben den Überblick über Ihre bereits gestellten Fragen.
    Bitte beachten Sie Folgendes:
    Die Fragen und Antworten sollen allen Mitgliedern zugutekommen. Daher können die Fragen und Expertenantworten von allen Mitgliedern eingesehen und durchsucht werden. Beim Stellen einer Frage können Sie selbst durch Anklicken einer Checkbox entscheiden, ob Sie Ihre Frage unter Ihrem Namen veröffentlichen möchten. Nach der Grundeinstellung werden die Fragen ohne Nennung des Namens veröffentlicht. Eine nachträgliche Anonymisierung ist möglich. Bitte setzen Sie sich hierzu mit unserem Team unter info(at)tekom.de in Verbindung.
    Bei der Formulierung Ihres Fragetextes obliegt es Ihrer Verantwortung, ob Sie Ihre Firma oder Ihren Namen benennen. Eine Anonymisierung von Angaben im Fließtext ist nachträglich nur unter großem Aufwand möglich. Bitte setzen Sie sich hierzu mit unserem Team unter info(at)tekom.de in Verbindung.
  • Unter 'mein Stellengesuch' können Sie selbst ein Stellengesuch aufgeben und dieses verwalten. Sämtliche Angaben sind freiwillig. Die Stellengesuche sind frei auf dem WebPortal zugänglich. Wenn Sie nicht möchten, dass in der Anzeige Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse genannt werden, können Sie die Chiffrefunktion nutzen.
  • Unter 'meine Stellenanzeigen' können Firmenmitglieder Stellenanzeigen aufgeben, Diese sind frei auf dem WebPortal zugänglich.
  • Unter 'mein Dienstleistereintrag' können Firmen und Freelancer sich in die frei zugängliche Dienstleisterdatei eintragen. Sämtliche Angaben sind freiwillig.
  • Und nach Beendigung der Mitgliedschaft?
    Mit Ende der Mitgliedschaft können Sie die den Mitgliedern vorbehaltenen Funktionen nicht mehr nutzen. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Account als registrierter Nutzer zu behalten. Wir werden Sie rechtzeitig vor Beendigung der Mitgliedschaft darauf hinweisen. Ihnen stehen dann die Funktionen für registrierte Nutzer zur Verfügung. Rechtliche Grundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO. Wenn Sie hiervon keinen Gebrauch machen, wird Ihr Benutzerkonto spätestens 6 Monate nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
    Unabhängig von der Weiterführung Ihres Benutzerkontos als Interessent werden die während Ihrer Mitgliedschaft eingegebenen Stellengesuche, Stellenanzeigen und Dienstleistereinträge in jedem Fall gelöscht. Nicht gelöscht werden Ihre Fragen im Expertenrat. Diese stehen den Mitgliedern weiterhin zur Verfügung.

Verwaltung von Gruppenmitgliedschaften

(1) Firmen, Organisationen oder Institutionen, die den Vereinszweck unterstützen, können im Rahmen einer Gruppenmitgliedschaft ein Kontingent an Vereinsmitgliedschaften zu Gunsten ihrer Mitarbeiter abschließen. Die Gruppenmitgliedschaften werden durch eine Person in der Firma, Organisation oder Institution verwaltet.

(2) Dem Verwalter der Gruppenmitgliedschaft stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Unter "Stellenangebote" können Sie neue Stellenangebote erstellen und diese verwalten. Diese sind für alle Besucher dieses WebPortals zugänglich.
  • Unter "Mein Dienstleistereintrag" können Sie sich in das Dienstleisterverzeichnis der tekom eintragen. Dieses ist für alle Besucher dieses WebPortals zugänglich.
  • Unter "Veranstaltungen verwalten" können Sie Ihre firmeneigenen Veranstaltungen eintragen. Diese sind dann für alle Besucher dieses WebPortals sichtbar.
  • Unter "Firmendaten verwalten" können Sie erforderlichenfalls die Firmendaten anpassen.
  • Unter "Beitragsadresse verwalten" können Sie erforderlichenfalls die Beitragsadresse anpassen.