Teilnahmebedingungen für Referent:innen

Die tekom-Jahrestagung 2024 sowie die tekom-Messe sind als Präsenz-Veranstaltung mit online stattfindenden Elementen im ICS der Messe Stuttgart geplant. Das Event wird in dieser Form stattfinden, wenn es die gesetzlichen Vorgaben in Stuttgart erlauben. Mit der Einreichung einer Bewerbung für einen Beitrag (Workshop / Tutorial / Fachvortrag / Partnervortrag / Meetup/ Showcase) erkennen die Referent:innen die folgenden Bedingungen an.

A. Frist zur Einreichung

(1) Bis zum 22. Mai 2024 können Beiträge für die tekom-Jahrestagung 2024 / tcworld conference 2024 eingereicht werden. Bis zu diesem Datum können Beiträge noch abgeändert oder zurückgezogen werden. Ab dem 23. Mai 2024 gelten die Beiträge als verbindlich eingereicht und nehmen am Auswahlprozess teil.
(2) Pro Referent:in oder Unternehmen werden maximal 4 Einreichungen akzeptiert.

B. Persönliche Einreichung, neutrale Darstellung, Inhalte

(1) Die Einreichung ist auf die Referent:innen persönlich bezogen und nicht auf ein Unternehmen oder eine sonstige Institution, dem die Referent:innen angehören.
(2) Die Referent:innen erbringen im Falle der Auswahl und Beauftragung den Beitrag persönlich (ggf. zusammen mit Co-Referent:innen) und in Präsenzform am Veranstaltungsort.
(3) Sie behandeln das Vortragsthema im sich aus der Bewerbung ergebenden Umfang und in der entsprechenden Weise. Hierbei ist zu beachten, dass sie verpflichtet sind, die jeweilige Thematik neutral, hersteller- und produktunabhängig zu präsentieren.

C. Auswahl

Die Auswahl unter den eingereichten Beiträgen nimmt ausschließlich der Beirat für Tagungen der Gesellschaft für Technische Kommunikation – tekom Deutschland e.V. (im Folgenden: tekom-Beirat für Tagungen) vor. Es besteht kein Anspruch auf Teilnahme mit dem eingereichten Beitrag. Die Entscheidung des tekom-Beirats für Tagungen wird den Referent:innen ohne Begründung mitgeteilt.

D. Vertragspartner, Honorar und Kostenerstattung

(1) Veranstalter der tekom-Jahrestagung / tcworld conference ist die tcworld GmbH (Veranstalter).
(2) Wenn ein Beitrag vom tekom-Beirat für Tagungen ausgewählt worden ist, erhalten die Referent:innen vom Veranstalter eine Vereinbarung für Referent:innen. Eine gesonderte Vergütung von Spesen und/oder Fahrtkosten erfolgt nicht. Aufwendungen zur Erstellung der Sessions und für Teilnehmerunterlagen werden ebenfalls nicht erstattet. Dafür können Referent:innen kostenlos an der Tagung teilnehmen, wenn folgenden Bedingungen erfüllt sind:
• Bei Fachvorträgen und Meetup: ein/eine Referent:in. Erste Ko-Referent:innen erhalten am Tag des Vortrages kostenfreien Eintritt zur Tagung, alle weiteren Ko-Referent:innen benötigen ein kostenpflichtiges Ticket
• Bei Partnerpräsentationen, Tutorials und Workshops: zwei Referent:innen
• Bei Podiumsdiskussionen, Debatten, Streitgesprächen und Showcases: alle Referent:innen am Tag der Veranstaltungstag

Workshop-Referent:innen erhalten eine Aufwandsentschädigung von 150,00 Euro pro Workshop-Durchgang. Die Abrechnung ist spätestens einen Monat nach der Veranstaltung einzureichen, adressiert an die tcworld GmbH.

E. Ankündigung und Präsentation

(1) Um den Beitrag anzukündigen und die Tagung zu dokumentieren, verpflichten sich die Referent:innen mit Unterzeichnung der Vereinbarung für Referent:innen die dort genannten Unterlagen fristgerecht zu übersenden bzw. auf dem tekom-Tagungsportal einzustellen.
(2) Bei nicht fristgerechtem Eingang der Unterlagen behält sich der Veranstalter vor, den Beitrag aus dem Tagungsprogramm herauszunehmen. Etwaige Erstattungsansprüche entfallen.

F. Namens- und Schutzrechte, Verwertungsrechte

(1) An den eingereichten Unterlagen nach Buchstabe E. räumen die Referent:innen die erforderlichen Nutzungsrechte für die Bewerbung der Session (z.B. in Print-Medien, in Sozialen Medien, Newslettern, Mailings), die Aufnahme ins Tagungsprogramm (print und online), die Aufnahme und Live-Übertragung der Session sowie die Verfügbarmachung der Aufnahme und der Folien auf dem Tagungsportal für einen festgelegten Zeitraum nach der Tagung ein. Dies gilt für ihren Namen entsprechend.
(2) Die Referent:innen räumen dem Veranstalter insbesondere folgende Nutzungsrechte an den Inhalten ihrer Beiträge (Fotos, Texte, Videos, Logos, Zeichnungen usw.) ein:

• Für den Vortrag während der Tagung am Veranstaltungsort
• Für die ganz oder teilweise Online-Übertragung an digital anwesende Besucher:innen der Tagung im Internet
• Für die Aufzeichnung in Ton und Bild der nicht live übertragenen Beiträge und notwendige Bearbeitung der Aufzeichnung (aufgenommen sind Workshops)
• Für die Zuverfügungstellung der Aufzeichnungen und der Präsentation an die Besucher:innen der Tagung bis ca. 3 Monate nach dem Ende der Tagung
• Für den Verkauf der Aufzeichnungen im Internet (Web-Shop) über einen Zeitraum von bis zu 2 Jahren nach Beendigung der Tagung
• Für die Nutzung in Auszügen zu Werbezwecken für Folgeveranstaltungen in Printmedien, auf der der eigenen Webseite des Veranstalters, auf  Webseiten von kooperierenden Drittanbietern und in Sozialen Medien

(3) Der/die Referent:in räumt die Nutzungsrechte gemäß Absatz 1 und 2 für einen Zeitraum von 3 Monaten vor Beginn der Tagung bis 3 Monate nach Ende der Tagung als ausschließliche Nutzungsrechte ein. Der/die Referent:in sichert zu, dass er/sie sich in diesem Zeitraum jeglicher Nutzung seiner/ihrer Beiträge - auch in Form von Nutzungen, die über die vereinbarten Arten der Nutzung hinausgehen - enthalten wird. Für den Zeitraum danach sind einfache Nutzungsrechte eingeräumt. Soweit sich nicht eine zeitliche oder örtliche Beschränkung aus der Art der Nutzung ergibt, erfolgt die Einräumung der einfachen Nutzungsrechte zeitlich und örtlich unbeschränkt. 
(4) Der/die Referent:in stellt den Veranstalter von jeder Inanspruchnahme durch Dritte frei, die im Zusammenhang mit der Verwertung der Inhalte des/der Referent:in durch den Veranstalter erfolgt.

(5) Die Aufzeichnung kann dem/der Referent:in auf Wunsch zur Veröffentlichung auf der eigenen Webseite zur Verfügung gestellt werden.

G. Vorbereitende Besprechung für Referent:innen

Eine Teilnahme am Vorbereitungstreffen (Web-Konferenz) ist Pflicht.

H. Zufriedenheitsumfrage

Der Veranstalter behält sich das Recht vor, bei den Tagungsteilnehmer:innen Zufriedenheitsumfragen mit Hilfe von Feedback-Formularen oder Apps einzuholen. Diese Feedbacks dienen nur der internen Verwendung (für den tekom-Beirat für Tagungen) und werden nicht an Dritte weitergegeben. Das Ergebnis der Erhebung können die Referent:innen nach der Tagung in ihren Konten für Referent:innen einsehen.

I. Ausfall / Austausch der Referent:innen

Der "Austausch" der Referent:innen ist nicht möglich. Falls Referent:innen ausfallen, sind sie verpflichtet, umgehend die Tagungsleitung zu informieren und die Suche nach Ersatzreferent:innen zu unterstützen. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, den Beitrag ersatzlos zu streichen.

J. Höhere Gewalt, Nichtdurchführbarkeit der Tagung

(1) Im Falle Höherer Gewalt oder anderer schwerwiegender Ereignisse, die zu einem Abbruch oder einer Unterbrechung der Tagung oder einzelner vertragsgemäßer Leistungen oder Nichtdurchführbarkeit der Tagung führt, haben beide Parteien das Recht, den Vertrag zu kündigen. Dies gilt auch, soweit Unmöglichkeit gemäß § 275 Absatz 2 BGB gegeben ist.
(2) Es gilt zudem als vereinbart, dass auch ein Fall der Höheren Gewalt vorliegt, wenn eine solche Anzahl von Teilnehmer:innen ihre Teilnahme im Voraus absagt, dass die Durchführung der Tagung nicht mehr ihrem Sinn und Zweck entsprechen würde und wenn die Tagung, würde der Veranstalter die Situation und die nach den Absagen verbleibende Anzahl der Teilnehmer von vornherein gekannt haben, so von Anfang die Tagung an auch nicht beworben worden wäre oder zu dem Vertragsschluss geführt hätte.
(3) In allen Fällen erfolgt eine Rückabwicklung gemäß § 346 BGB. Die Erstattung von Kosten (z.B. Reisekosten, Hotel), Schadenersatzansprüche und Ersatz vergeblicher Aufwendungen sind ausgeschlossen, soweit der Veranstalter die Absage nicht grob fahrlässig oder vorsätzlich herbeigeführt hat.
(4) Der Höheren Gewalt steht ein Ereignis gleich, bei dem zwar die Parteien leisten würden können, aber erhebliche Pietätsgründe eine Nichtleistung gebieten.
Ein solcher Pietätsgrund ist gegeben, wenn zumindest auch in der Region des Tagungsortes Trauerbeflaggung behördlich angeordnet ist oder vorgenommen wird oder sie unmittelbar bevorsteht, oder wenn ein schwerer Unfall bzw. Unglück bzw. Pandemie/Epidemie/Seuche bzw. ein Vorfall (im Folgenden nur noch: Ereignis) innerhalb 48 Stunden vor Tagungsbeginn geschieht, über das in der Region des Tagungsortes in der überwiegenden Anzahl der Medien berichtet wird, oder wenn das Ereignis vor mehr als 48 Stunden geschehen ist, aber die Berichterstattung in der überwiegenden Anzahl der örtlichen oder deutschlandweiten Medien durch Sondersendungen oder Sondermeldungen (z.B. "Live Ticker") noch erheblich präsent ist, oder wenn vergleichbare Tagungen innerhalb Deutschlands aufgrund desselben Ereignisses abgesagt werden.
(5) Durch den Eintritt Höherer Gewalt oder anderer in den vorstehenden Absätzen geregelten Ereignissen gelten solche Bestimmungen im Vertrag weiter, soweit der Vertrag im Übrigen beendet oder rückabgewickelt worden sein sollte, aus denen sich aber Rechtsfragen und Rechtsfolgen auch nach Vertragsende ergeben (z.B. Urheberrechte, Gerichtsstand).

K. Datenschutz

Da auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, wird für weitere Informationen dazu auf die Datenschutzerklärung für Referent:innen verwiesen.

L. Sonstiges

(1) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung müssen in Textform erfolgen.
(2) Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung rechtsunwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dieser Vereinbarung nicht berührt. Gleiches gilt, wenn sich zu einem späteren Zeitpunkt herausstellen sollte, dass eine Regelungslücke enthalten ist. Anstelle der rechtsunwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung der Regelungslücke verpflichten sich die Parteien, eine angemessene Ersatzbestimmung zu vereinbaren, die, soweit rechtlich möglich, dem wirtschaftlich am nächsten kommt, was die Parteien gewollt haben oder vereinbart hätten, wenn sie die Unwirksamkeit der Regelungslücke gekannt oder bedacht hätten.
(3) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
(4) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Rechtsstreitigkeiten, die sich aus diesem Vertrag, seiner Durchführung und Beendigung ergeben, ist Stuttgart.

Stand 05.03.2024