Datenschutzhinweise für Referent:innen

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend nur noch „DSGVO“) verpflichtet uns zu entsprechenden Maßnahmen bei der Datenverarbeitung, aber auch zur Information an Sie. In unseren Datenschutzhinweisen finden Sie daher folgende Informationen:

A. Unsere Kontaktdaten

Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts ist:
tcworld GmbH
Heilbronner Straße 86
70191 Stuttgart
Deutschland
Tel. +49 711 65704-0
E-Mail: info@tekom.org

B. Details zur Verarbeitung Ihrer Daten

Welche Daten wir von Ihnen erheben und verarbeiten, ergibt sich aus dem jeweiligen Kontext, sowie bspw. aus dem jeweiligen Formular, das wir zur Datenerhebung einsetzen. Im Übrigen verarbeiten wir die Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen (Namen, Mailadresse, Postanschrift, Telefonnummer, Faxnummer, Abbild, Stimme…).

1. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Erhebung Ihrer Daten erfolgt,
• um Sie als Referent:in identifizieren zu können,
• zur Korrespondenz mit Ihnen,
• zur Rechnungsstellung,
• zur Abwicklung des Vertrages,
• zur Verwertung Ihrer Beiträge bei unserer Veranstaltung, in der Werbung usw., und zwar:
• zur Bewerbung der Veranstaltung in Print- und Online-Medien (auch Soziale Medien), Newslettern und Mailings,
• für den Vortrag während der Tagung am Veranstaltungsort,
• für die ganz oder teilweise Live-Übertragung an digital anwesende Besucher:innen der Tagung im Internet,
• für die Aufzeichnung in Ton und Bild der nicht live übertragenen Beiträge und notwendige Bearbeitung der Aufzeichnung,
• für Portraitaufnahmen und Interviewfragen,
• für die Zuverfügungstellung der Aufzeichnungen und der Präsentationsunterlagen an die Besucher:innen der Tagung bis ca. 3 Monate danach
• für den Verkauf der Aufzeichnungen im Internet über einen Zeitraum von bis zu 2 Jahren,
• für teilweise Nutzung zu Referenz- und Werbezwecken für Folgeveranstaltungen in Printmedien, der eigenen Webseite der tcworld, fremde Webseiten und in Sozialen Medien.

2. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO (Vertragserfüllung), da die Einräumung der Verwertungsrechte und die Zurverfügungstellung Ihrer Daten Bestandteil unseres Vertrages mit Ihnen ist. Wenn und soweit die Datenverarbeitung nicht zum Zwecke der Vertragserfüllung erfolgt, so erfolgt sie aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.

3. Weitergabe Ihrer Daten

Ihre Daten geben wir an die Gesellschaft für Technische Kommunikation – tekom Deutschland e.V. und an die European Association for Technical Communication – tekom Europe e.V. (im Folgenden „tekom“) weiter. Wir haben mit beiden Vereinen entsprechende Verträge geschlossen.
Ihre Daten geben wir im notwendigen und angemessenen Umfang an Subunternehmer bzw. beauftragte Leistungsträger weiter, wenn dies zur Durchführung des Vertrages (z.B. Planung und Durchführung der Veranstaltung) notwendig bzw. geboten ist.
Ihre Daten, die Gegenstand einer Rechnung sind (Vorname, Nachname, Unternehmensname, Postanschrift) geben wir nur an unseren Steuerberater weiter, soweit es zu einer steuerrechtlich relevanten Handlung (z.B. Vertragsschluss) kommt, außerdem an unsere Bank, soweit es zu Zahlungen durch oder an Sie kommt.
Ihre Daten, die Gegenstand von Übertragungen und/oder Aufzeichnungen sind, geben wir im notwendigen und angemessenen Umfang an technische Dienstleister und Plattformbetreiber (auch Soziale Medien) weiter.
In einigen Fällen unterstützen externe Dienstleister (Versanddienstleister für den Versand von Werbematerialien, Agenturen für die Erstellung von Werbe- und Infomaterialien, Dienstleister für Internethosting sowie Software-Anbieter) unsere Fachabteilungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Mit allen diesen Dienstleistern haben wir die notwendigen datenschutzrechtlichen Verträge abgeschlossen und Maßnahmen getroffen.
Ansonsten erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Eine Ausnahme besteht dann, wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Wir speichern alle in diesem Zusammenhang erhobenen Daten bis zum Ende des Vertrages und keine Ansprüche mehr aus dem Vertrag oder der Vertragsanbahnung geltend gemacht werden können, also bis zum Eintritt der Verjährung. Die allgemeine Verjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt 3 Jahre. Bestimmte Ansprüche, wie beispielsweise Schadensersatzansprüche, verjähren jedoch erst in 30 Jahren. Besteht berechtigter Anlass anzunehmen, dass dies im Einzelfall relevant ist (z.B. drohende Ansprüche gegen uns), so speichern wir die personenbezogenen Daten über diesen Zeitraum. Die genannten Verjährungsfristen beginnen mit dem Ende des Jahres (also am 31.12.) in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.
Wir weisen darauf hin, dass wir daneben auch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen unterliegen. Diese verpflichten uns als Nachweis für unsere Buchführung bestimmte Daten, zu denen auch personenbezogene Daten gehören können, über einen Zeitraum von 6 bis zu 10 Jahren aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfristen gehen den oben genannten Löschungspflichten vor. Auch die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Schluss des betreffenden Jahres, also am 31.12.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Damit geht auch stets eine Beendigung des Vertrages einher, d.h. Sie können unsere Leistungen nicht mehr in Anspruch nehmen bzw. wir werden von unserer Leistungspflicht frei, wenn Sie die Löschung verlangen. Ihr Löschungsverlangen berührt unseren Anspruch auf das vereinbarte Honorar oder auf Kostenerstattung grundsätzlich nicht, soweit nicht gesetzliche Gründe unseren Anspruch ausschließen (z.B. berechtigter Rücktritt).
Soweit wir uns auf das berechtigte Interesse berufen, haben Sie das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten bei uns Widerspruch einzulegen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder aber, wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, so werden wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten (vgl. Art. 21 DSGVO). Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe A.1.).

C. Ihre Rechte als Betroffener

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie „Betroffener“ und es stehen Ihnen folgende Rechte uns gegenüber als Verantwortlichen zu (unsere Kontaktdaten finden Sie oben unter A.):

1. Recht auf Auskunft
Sie haben das Recht, von uns unentgeltlich eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, dann haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen, die Sie Art. 15 DSGVO entnehmen können. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe oben A.1.).

2. Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ebenso haben Sie das Recht – unter Berücksichtigung der oben genannten Zwecke der Verarbeitung – die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe oben A.1.).

3. Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO vorliegt. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe oben A.1.). Die Rechtsfolgen haben wir unter B.1 bei den Verarbeitungsvorgängen beschrieben.

4. Widerspruchsrecht bei Verarbeitung wegen berechtigten Interesses
Soweit wir Ihre Daten auf der Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten (also wegen unserem berechtigten Interesse), haben Sie das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten bei uns Widerspruch einzulegen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder aber, wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, so werden wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten (vgl. Art. 21 DSGVO). Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden. Als Widerspruch in diese Sinne gilt auch ein technisches Verfahren, das Sie einsetzen, bspw. eine eindeutige technische Information die Ihr Webbrowser uns übermittelt („Do-Not-Track“-Mitteilung).

5. Widerrufsrecht bei erteilter Einwilligung
Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe oben A.). Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

6. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegt. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe oben A.1.).

7. Recht auf Unterrichtung
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber uns das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

8. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, wenn die Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO vorliegen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden (siehe oben A.1.).

9. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet durch uns nicht statt.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben jederzeit unbeschadet anderweitiger Rechte das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt.